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Actualmente, el acceso a la información se ha vuelto más un re- quisito que una necesidad, por lo que los programas de viaje que impliquen responsabilidad regional deben contar no sólo con los datos de su localidad, sino que además deben ser ú les para la mejor toma de decisiones. Por eso, no sólo basta con recibir la información, sino que debe cumplir con los requisitos básicos que le permitan al Travel Manager (TM) analizarla de manera e ciente y que facilite la iden ca- ción de indicadores clave para lograr negociaciones efec vas.
Aquí, la pregunta clave es: ¿Cómo se logra op mizar la información de todos los países en la región? Para alcanzarlo, es fundamental asegu- rarse de seguir estos consejos básicos antes de entrar de lleno al tema de la información:
Tener bien iden cados todos los países de la región
Consolidar el programa de viajes en toda la región
Asegurar e implementar una polí ca de viajes congruente con la región
Crear vínculos de comunicación posi vos entre los TM locales y re- gionales para evaluar conjuntamente los retos y bene cios de la consolidación
Iden car las cualidades de las Travel Management Companies (TMC) involucradas (reporteo/servicio/cobertura)
Una vez que estos principios básicos de un programa de viajes regional han sido cubiertos, el siguiente paso es asegurar que se cuenta con fuentes de información con able y que cumplen con los requerimien- tos que sean de mayor relevancia para el Travel Manager. También deben ser ú les y proveer información sólida que permita negociacio- nes e cientes y al mismo empo lograr iden car comportamientos y tendencias que puedan ajustarse para lograr ahorros a la organización. Este úl mo punto es clave para muchas empresas.
Elegir las plataformas y herramientas de reporteo de acuerdo con la TMC para cubrir los requerimientos de estandarización, no sólo ope- ra vos y de servicio, sino de consolidación de información, es vital para el éxito en la obtención de información que genere un valor agregado. Como inicio, es necesario generar un documento estan- darizado en el que el Travel Manager plasme cuáles son los requisi- tos mínimos y obligatorios de reporteo, tales como centro de costos, mo vo de viaje, po de viaje, número de nómina (empleado, divi- sión, sector), área, BU, etcétera. Una vez generado el documento y comunicado a todos los países de la región para su seguimiento, es indispensable correr auditorías los primeros meses para validar consis- tencia y calidad de los datos.
Una vez que se han cubierto los pasos anteriores, ya es posible hacer uso de la información que permi rá manejar el programa de viajes. La op mización se logra al establecer Key Performance Indicators (KPI) para evaluar aquellos comportamientos que requieran de me- dición para lograr ahorros basados en ajustes en rubros como días de precompra, u lización de proveedores preferenciales/estratégicos y u lización de Online Booking Tools, entre otros. Después de obtener estas métricas, es más fácil tomar decisiones y buscar estrategias en conjunto con la TMC para llegar a los obje vos jados por la organiza- ción, los cuales, en su gran mayoría, están dirigidos hacia los ahorros.
Viajero Ejecu vo 21
La consolidación del programa de viajes se convierte en un reto mayor al permi r que cada país decida con qué Travel Management Companies se desea trabajar