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La herramienta DesicionSource® se adapta a las necesidades de Kellogg, con lo cual el análisis nanciero de los programas de viajes es más sencillo
¿Para cuáles son las principales funciones de un Travel Manager?
Para mí, esta gura funciona principalmente como un vínculo entre nuestra agencia de viajes corpora vos y los empleados. Nos preocupamos por asegurar un servicio que cumpla con las necesidades del viajero en tres aspectos principales: reservaciones de viaje e cientes, control de costos y sa sfacción del empleado durante su viaje.
Entre los servicios que nos brinda BCD Travel, nuestra agencia de viajes actual, encontramos par cularmente ú l la información que podemos encontrar en DecisionSource®. A través de esta herramienta, a la cual tenemos acceso directo con una cuenta personalizada, podemos obtener información precisa sobre qué viajeros irán a qué des nos. Esta información se comparte con el área de seguridad, para darles visibilidad a los orígenes y des nos de los viajes de negocio de nuestros empleados.
¿Cómo ha ido evolucionando la administración de viajes desde que te haces cargo de esta función?
Creo que uno de los cambios más importantes que hemos hecho es diseñar una polí ca integral de viajes. Anteriormente teníamos varias polí cas que regulaban los viajes y los gastos relacionados con ella; esta integración en un solo documento nos ha permi do consolidar esta información, simpli cando las consultas a los empleados de la compañía.
Tener una herramienta de reservaciones en línea ha permi do incorporar mensajes solicitados por Kellogg, que ayudan a los empleados en la toma de decisiones de sus viajes de negocio
Otro proyecto importante ha sido incrementar el nivel de adopción de nuestra herramienta de reservaciones de Concur. Con la asesoría de BCD Travel logramos iden car los bene cios de esta solución, con la cual el viajero ene más control, disponibilidad ilimitada y visibilidad de sus reservaciones. La herramienta puede personalizarse para in uir e informar sus decisiones. Por ejemplo, incluimos un ícono con la letra “K” que colocamos en las opciones
preferenciales, para que el empleado pueda localizar fácilmente cuál es la tarifa negociada Kellogg. Éste es un cambio pequeño que nos ha dado muy buenos resultados.
¿Cuáles son las innovaciones tecnológicas que más han impactado en tu función como Travel Manager?
La comunicación efec va con los viajeros es una de nuestras prioridades y las herramientas tecnológicas nos ayudan a facilitarla y a tener un alcance mucho mayor. Por ejemplo, a través de la herramienta de reservaciones en línea, podemos enviar mensajes que sean ú les y relevantes para los viajeros.
BCD Travel nos ha proporcionado mucha exibilidad en la obtención de información a través de los reportes, siempre de acuerdo con nuestras necesidades. La información que encontramos en DecisionSource® nos ha resultado muy ú l para la consulta y el análisis de indicadores y tendencias.
De acuerdo con nuestro enfoque de servicio al empleado, hemos también trabajado en medir la sa sfacción del viajero. Esto lo hacemos por medio de encuestas dinámicas. La idea es que haya retroalimentación y se comparta con nuestra agencia de viajes corpora vos, re ejándola en una mejora con nua de la polí ca y los programas. Al mismo empo, nos interesa recabar y compar r los comentarios posi vos, pues no se trata solamente de un tema de mejora sino también de reconocimiento.
¿Cómo miden los resultados de su programa de viajes?
Por medio de los Service Level Agreements, que son fundamentales para revisar el comportamiento no sólo de los servicios de la agencia de viajes corpora vos sino los de cualquier proveedor. Estos acuerdos se reciben en cascada desde el corpora vo global, pero nos permiten tratar con especi cidad las situaciones de nuestra región. Desde nales del año pasado, temas estatutarios como la obtención del Comprobante Fiscal Digital (CFDI) forman parte de nuestros SLA en México.
¿Cuáles son tus obje vos del programa este año?
Puedo mencionar los más importantes: generar ahorros para la empresa, posicionar la imagen del Travel Manager internamente, asegurar un cumplimento de los lineamientos estatutarios en toda la región y por supuesto, brindarles un excelente servicio a nuestros empleados en sus viajes de negocio.•
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