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La política de viajes tanto global, regional o local, es una herramienta clave en la ges ón del programa de viajes de una empresa. Puede ser de nida como un conjunto de reglas y lineamientos
que sirve para guiar a los empleados sobre el procedimiento correcto que se debe seguir ante la necesidad de realizar un viaje de negocios.
Básicamente podemos dividir las polí cas en dos pos: 1. Como una serie de recomendaciones
2. Como normas de cumplimiento obligatorio
Es esencial entender la cultura de la empresa y el momento que ésta atraviesa para poder decidir cuál es la más apropiada. Por ello, el primer paso para que una polí ca de viajes sea efec va, debe par r del análisis de las necesidades y obje vos de la empresa.
A con nuación, los ítems clave que se deben considerar al momento de crear o implementar una polí ca de viajes:
• Alcance. De nir el ámbito de aplicación, el cual debe abarcar a todos los empleados de la organización.
• Canales de distribución. Especi car cuál será el canal autorizado para solicitar los viajes, especialmente si existe una agencia de viajes con un contrato vigente. Esto ayuda a evitar desvíos y a mantener un control centralizado sobre los gastos.
• Proveedores preferidos. Aclarar cuál es la preferencia a seguir al momento de elegir el proveedor, sobre todo si existe un programa de acuerdos con líneas aéreas, hoteles o autos. Se recomienda establecer el orden de prioridades para la elección de los proveedores, poniendo en primer lugar a aquellos con quienes la empresa ene acuerdos con tarifas preferenciales.
• Clase/Categoría. Se debe de nir un criterio adecuado respecto de la u lización de clase Business o el uso de determinada categoría de hotel/auto. Es fundamental conocer la nalidad de los viajes y el volumen de los principales des nos. No sólo hay que ver el punto de vista económico o jerárquico, sino también tener en cuenta el impacto del ahorro en función del bienestar personal y la incidencia de este factor en el éxito del negocio.
• Aprobación. Puede exis r o no un proceso formal de aprobación del gasto mediante un sistema de preaprobación formal como requisito para la compra; o bien, delegar la responsabilidad nal en los viajeros. Mi experiencia me dice que el segundo modelo es más efec vo y da mejores resultados porque otorga mayor con anza, a la vez que traslada la responsabilidad de la compra al empleado y lo involucra ac vamente en la administración del gasto de su propio presupuesto. Independientemente del sistema que la empresa elija, lo que debe exis r es un control posterior de los gastos a través de reportes gerenciales de seguimiento.
• Antelación de compra. Las tarifas de los servicios se mueven al ritmo de la ley de oferta y demanda; si bien hay excepciones puntuales, las estadís cas nos muestran que las mejores tarifas se consiguen mayoritariamente si efectuamos la compra con una antelación superior a los 14 días en viajes internacionales y siete en viajes domés cos. De ahí surge la importancia de promover una cultura de plani cación en la mente de los empleados para capitalizar las mejores oportunidades.
Para que sea efec va una polí ca de viajes, debe cumplir con las necesidades y obje vos de
la empresa
Es fundamental comunicar la polí ca y asegurarse de que todos los empleados tengan total claridad del contenido y la importancia de su aplicación
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