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La estrategia de comunicación ene como nalidad capacitar
y educar a los colegas sobre la aplicación de la polí ca de viajes
• Herramientas en línea. Se recomienda marcar claramente cuál es la directiva respecto de la utilización de herramientas en línea (llamadas OBT), y cuál es el beneficio de su utilización a nivel de optimización de costos, mejora de procesos y compliance.
• Forma de pago. Lo ideal es definir una forma de pago única, preferentemente mediante tarjeta de crédito, junto con una descripción clara del proceso de rendición de gastos.
• Per diem. Esta frase latina, que quiere decir por día, se refiere al límite diario de gastos que tiene permitido el empleado cuando se encuentra en un viaje de negocios.
• Excepciones. Toda regla debe contemplar un manejo de excepciones, las cuales deben estar claramente establecidas desde el punto de vista de situaciones posibles y procedimientos de validación.
Éstos son algunos puntos básicos que se deben seguir para que una política de viajes sea realmente efectiva y ayude a la empresa a administrar correctamente su presupuesto de viajes:
• Responsable. Debe exis r un área encargada de velar por el buen cumplimiento de la polí ca, no con la función de policía, sino con un enfoque orientado a comunicar, promover y asegurar el cumplimiento de las directrices de la organización. Para ello es fundamental el rol del Travel Manager asis do por la agencia de viajes.
• Revisión & Control. El mundo empresarial actual está signado por el cambio la flexibilidad y dinamismo, de igual modo debe ser la política para permitir adaptarse a las necesidades actuales del negocio conforme a las nuevas necesidades y objetivos de la empresa. Se recomienda revisarla al menos una vez al año para asegurarse de que las directivas están alineadas con el momento y la realidad de la empresa.
• Comunicación. Es clave comunicar la polí ca y asegurarse de que todos los empleados tengan total claridad del contenido y la importancia de su aplicación. Es fundamental realizar campañas de comunicación frecuentes para informar a los empleados los puntos principales de la misma y los bene cios en términos de ahorro y e ciencia operacional que derivan de su cumplimiento.
• Educación. Forma parte de la estrategia de comunicación pero ene como nalidad capacitar y educar a los colegas respecto de la aplicación de la polí ca a través de talleres, seminarios, workshops, jornadas, etc.
• Feedback. Nos permite ser exibles e incorporar mejoras con la opinión y el aporte de los colegas. Por eso no debemos olvidar que los viajes de negocios son un medio que u lizan las corporaciones para cumplir con sus obje vos.
Si una empresa quiere mejorar su programa de viajes, debe saber que el fundamento y punto de par da es su polí ca de viajes, y para ello debe inver r empo y recursos en diseñar una que considere un balance apropiado entre el retorno de la inversión, el impacto en el medio ambiente, la seguridad y calidad de vida de sus empleados.
La polí ca de viajes es, en de ni va, un instrumento e caz para ges onar la demanda de viajes de negocios y cuidar los intereses de la organización. •
Los viajes de negocios son un medio que u lizan las corporaciones para cumplir con sus obje vos
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