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Ventajas, di cultades y el papel del Meeting Planner
Asia sigue siendo un des no muy atrac vo para hacer negocios. Rusia, Corea, Tailandia, Singapur... todos son des nos que sirven de escaparate para quienes desean ganar una mayor par cipación de mercado en esa región. Una de las modalidades más comunes para los eventos de negocios en el con nente asiá co son los foros, en los que además de mostrar sus soluciones a clientes recurrentes y potenciales, los empresarios también pueden compar r espacios con otros socios incluidos en su cadena de valor, los cuales pueden par cipar como patrocinadores. El foro suele ser para un promedio de 150 personas, con una duración de dos o tres días.
No es común que rmas establecidas en Europa o América realicen sus eventos en Asia, debido a razones de logís ca, empo de traslado y costos. Al organizar un foro, hay que veri car que la sede tenga capacidad y disponibilidad y todos los servicios requeridos. Las compañías con presencia regional suelen
Por Alejandra Rojas
carecer de des nos de nidos. En este caso, el Mee ng Planner, un especialista de Strategic Mee ng Management (SMM), se encarga de buscar ciudades que tengan la oferta hotelera para tener un evento de este po, de acuerdo con el presupuesto establecido.
Retos de la organización
•El principal desa o es la coordinación de las contrataciones, considerando la diferencia de trece horas respecto a América. Los empos de las negociaciones se alargan más de lo normal, por lo que hay que iniciar la planeación con al menos seis meses.
•Otro aspecto importante es la asesoría legal, ya que las rmas buscan tener seguridad y ventajas en los contratos. Aunque el evento es de la compañía, las negociaciones se hacen a través del Mee ng Planner, que se encargará de realizar todos los trámites y de contratar todos los servicios necesarios. La compañía sólo tendrá un contrato con la agencia de viajes que se encargó de ges onar todo.
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